Reflexiones

Resultados de la Investigación sobre la adecuación de las Empresas al eSocial (SPED)

Parte del programa SPED (Sistema Público de Contabilidad Digital) del Gobierno Federal, el eSocial es considerado por muchos el componente más complejo y ambicioso de ese programa. Éste debe promover la consolidación digital y calendarizada de todas las obligaciones fiscales, previsionales y laborales.

El asunto ya no es más novedad en las empresas, hace ya algunos años que forma parte de la agenda de reuniones estratégicas de RH (la primera mención al asunto surgió en 2007) y se ha vuelto cada vez más urgente, a medida que los plazos y necesidades fueron quedando más claros, hasta que llegamos a la versión 2.1 de la reglamentación (última lanzada), con la obligatoriedad aún indefinida (tiende a ser enero/2018, cuando oficializada).

En los últimos 3 años hemos ayudado diversas empresas a prepararse para el comienzo de la transferencia de datos. El tema exige no solo ajustes sistémicos, pero también revisión de los propios procesos de RH y de las demás áreas involucradas. Con la intención de crear una visión más analítica sobre el asunto, conducimos recientemente una investigación con diversas empresas que están enfrentando ese reto.

Nuestra percepción, de que las empresas aún entienden, erróneamente, que este asunto es predominantemente orientado a la tecnología (adecuación de sistemas) fue confirmada en la investigación: 32% de los encuestados aún no comenzaron el diagnóstico de sus procesos, mientras que solo 19% no comenzaron el diagnóstico de TI. Corrobora esta percepción el hecho de que la gran mayoría de los encuestados (69%) considera que sus empresas están en el camino correcto para satisfacer la exigencia en las fechas previstas, siendo que parte todavía ni al menos se dio cuenta de los cambios de procesos necesarios. Entendemos que, por tratarse de una exigencia legal, las empresas tienden a enfocar el proyecto como simplemente adecuarse a las necesidades impuestas, no invirtiendo en la revisión completa sobre la estructura, forma de tratamiento de las informaciones y en la ejecución de los procesos del día a día que serán fuertemente afectados. Podemos citar como hechos notados:

  • El gobierno tendrá mayor facilidad para la aplicación de penalidades, pues podrá realizar el cruce de informaciones entre las diversas áreas en busca de divergencias;
  • Pocas organizaciones se sensibilizaron para la actuación en la consolidación de las fuentes de informaciones y eliminación de divergencias;
  • Adicionalmente, pocas organizaciones han destinado esfuerzos con la revisión de ítems comunes como la existencia de dos o más procesos que tratan informaciones similares de forma diferente y podrán originar registros divergentes.

Los detalles sobre los datos levantados en nuestra investigación se encuentran en el resumen más adelante. En caso de que tenga dudas sobre informaciones presentadas aquí o desee más informaciones sobre el eSocial y las implicaciones para su empresa, entre en contacto con nosotros.

Investigación sobre la adecuación de las Empresas Brasileñas a la exigencia gubernamental eSocial (SPED) (datos capturados en el 1er semestre de 2016)
Dividimos los resultados en 4 categorías para un mejor análisis de las informaciones:

1. Informaciones sobre el área de RH
2. Relaciones entre RH y demás áreas de la empresa
3. Adecuación de la empresa a las exigencias del eSocial
4. Informaciones generales sobre los encuestados

1. Informaciones sobre el área de RH

a. Perfil de actuación del área de RH en la empresa: Identificamos como centro de actuación de las áreas de RH una distribución similar entre operacional y táctico, pero una menor porción con foco más estratégico. Esa característica predominante de actuación más próxima al día a día justifica de cierta forma la tendencia a enfocarse en los ajustes de TI (el foco en estructuración y revisión tiende a ser una decisión más estratégica de la organización).



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La lectura básica de esos resultados nos muestra:

  • Solo 35% de los encuestados identificaron sus áreas de RH como participantes del planeamiento estratégico;
  • 24% relatan tener un papel destacado en el desdoblamiento de acciones del planeamiento estratégico, pero eso no necesariamente significa que ejercen un papel activo en la definición de las orientaciones;
  • El 42% restante relata que está centrado en actividades rutineras, participando a veces de proyectos específicos.

b. Media de movimientos /mes: Contabilizamos en este indicador todos los movimientos relatados en periodicidad mensual (cesantías, despidos, contrataciones, etc.), lo que nos permite el análisis bajo 2 prismas:

  • Alto número de movimientos: representará una mayor complejidad de la adecuación dentro de los plazos exigidos por el eSocial (foco en cumplimiento de plazos como, por ejemplo, el envío de informaciones sobre contrataciones hasta, como máximo, el día anterior al comienzo del empleado).
  • Bajo número de movimientos: en caso de que sean de diferentes tipos, agregarán complejidad al proceso por dificultar la estandarización de los procesos (inexistencia de recurrencia que justifique un proceso de acompañamiento y mensuración más de cerca).



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c. Nivel de madurez del área: documentación de los procesos.

La existencia y profundidad de detalles sobre la documentación de los procesos del área dice mucho sobre la estructura de una operación: cuanto menos procesos documentados (desde su flujo hasta los detalles de procedimientos), mayor el riesgo de falla en su ejecución. Identificamos, por los resultados recogidos, que la gran mayoría (64%) tiene solo parte de sus procesos mapeados, y algunos de ellos (29%) solo en el ámbito macro. La adecuación al eSocial, si se realiza solo del punto de vista sistémico, traerá un riesgo grande a las organizaciones con esa característica, pues algunos procesos pueden no tener la estructuración necesaria que permita cumplir las fechas previstas por el eSocial, o también, dos o más procesos diferentes podrán generar la misma información con contenido divergente en el envío a las bases de los órganos gubernamentales.



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d. Nivel de madurez del área: automación de procesos (workflow de control de actividades).

La automación de procesos por la utilización de un workflow de actividades facilita la estandarización y la auditoría en la ejecución de actividades por permitir un control refinado del estatus de ejecución de las actividades. Identificamos que solo 29% de los encuestados consideran que todos sus procesos importantes tienen automación, hecho que nos indica un punto de atención importante sobre el riesgo de GAPs en la ejecución de las rutinas de la empresa. Podemos citar algunos ejemplos:

  • Ejecución incompleta de procesos (existencia de actividades “paradas”);
  • Procesos que extrapolan sus plazos de ejecución;
  • Entre otros.

 


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e. Satisfacción (procesos y sistemas): Como ya abordamos algunas veces a lo largo de este análisis, entendemos que los dos grandes pilares trabajados en la adecuación del área de RH al eSocial son Procesos y Sistemas, e identificamos que usualmente el enfoque de las organizaciones está dirigido al componente Sistemas (tanto el cumplimiento del objetivo como las inversiones que se ponen a disposición). Identificamos que la percepción de satisfacción de las empresas con respecto a sistemas y procesos está balanceada (alrededor de 50% para cada lado, divididos por el grupo “indiferente”). Ese hecho nos lleva a concluir que la temática del eSocial crea un excelente momento para dar fuerza a iniciativas que revisen también el pilar Procesos (dada la importancia considerada por las organizaciones), incluyendo en el objetivo de los proyectos de eSocial la revisión de todas las bases de actividades de las áreas de RH y áreas correlacionadas.

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f. Nivel de actualización de las informaciones de RH: uno de los principales puntos de atención del eSocial es el análisis de datos que será realizado, en el momento del recibimiento del archivo, contra las bases de datos de los órganos gubernamentales (Recaudación Federal, Caixa Econômica y Previsión Social). Cualquier divergencia en ese análisis resultará en el rechazo del registro y, consecuentemente, la empresa no cumplirá los plazos. La actualización de los registros no es una práctica frecuente y común de los departamentos de RH (identificamos que 76% de los encuestados confirman ese hecho), los ítems simples como cambio de nombre debido a casamiento podrán originar problemas a las organizaciones en el envío de sus informaciones.


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2. Relaciones entre RH y las demás áreas de la empresa:

Dentro de un proyecto de análisis y adecuación de las empresas al eSocial, invariablemente algunos procesos necesitarán ajustes (por no cumplir 100% de los detalles de la legislación, o por riesgo de envío de informaciones divergentes). Diversas áreas participan de la elaboración de informaciones para el eSocial, muchas, inclusive, enviando datos complementarios – Seguridad en el Trabajo, Nómina, Jurídico, entre otras. La buena comunicación entre las áreas y el correcto alineamiento de acciones pautará el éxito de los ajustes necesarios.

a. Relaciones entre el área de RH y Seguridad en el Trabajo: El área de Seguridad en el Trabajo es una de las principales aliadas del área de RH en los procesos que sufrirán impactos por el eSocial. Identificamos que los encuestados entienden que hay muchas GAPs de comunicación entre las áreas:

  • 69% no tiene un proceso estandarizado de intercambio de informaciones;
  • Solo 19% lo hace sistémicamente.

Ese hecho tiene el poder de originar grandes riesgos a la organización, pues las informaciones básicas como Nómina y Cesantías de Personal, si no están sincronizados adecuadamente en el momento del envío, podrán originar inconsistencias en las bases del gobierno y posibles inspecciones y/o penalidades.


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b. Centralización de informaciones en RH sobre Seguridad en el Trabajo: Casi la mitad de los encuestados afirmó que RH es responsable por centralizar las informaciones de Seguridad en el trabajo; también, con el análisis del ítem anterior sobre la falta de flujo formal de intercambio de informaciones entre las áreas, trae la conclusión de que se amplifican los riesgos de divergencias y atrasos en el envío de informaciones (transferencia de informaciones divergentes o, inclusive, desactualizadas).


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c. Percepción de madurez de procesos en las diversas áreas relacionadas: Las dos áreas más involucradas en los procesos del eSocial (Seguridad en el Trabajo y Jurídico) fueron evaluadas con un nivel más elevado de madurez, con 65% y 71% de procesos diseñados. Pero, por los resultados, podemos considerar que todas las áreas relacionadas de alguna manera a las obligatoriedades del eSocial tienen una buena madurez de procesos, lo que facilitará la composición de las informaciones para el envío. El riesgo eventual existente, similar al presentado para las relaciones entre RH y Seguridad en el Trabajo, se concentra en los flujos y procesos de comunicación entre las áreas (transición de informaciones).


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3. Adecuación a las Exigencias del eSocial

a.Percepción de prontitud de las organizaciones: Identificamos a través del cuestionamiento directo sobre la percepción de adhesión y timing de los ajustes necesarios (pregunta: “En su visión, ¿su empresa está preparada para los retos del eSocial?”) la percepción de un escenario positivo entre los encuestados (69% consideran que sus organizaciones están preparadas).



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Propusimos un segundo cuestionamiento directo, con temática invertida, para capturar eventuales divergencias en la percepción (pregunta: “¿Cuál es su nivel de preocupación con los cambios previstos por el programa?”). El resultado confirma la percepción inicial de los encuestados (69% entienden que están en el camino correcto).
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b. La fase actual de los proyectos de adecuación: al analizar las respuestas referentes a las fases de un proyecto de adecuación al eSocial, etapa por etapa, notamos que la percepción de prontitud no refleja la realidad de la conducción de ajustes necesarios. Pocas empresas relataron haber finalizado sus fases de diagnóstico (38% tanto para Procesos como para TI). Además, las respuestas refuerzan claramente el gran foco de las empresas en la vertiente de tecnología: 32% de los encuestados no comenzaron el diagnóstico de procesos, mientras solo 19% no comenzaron el diagnóstico de TI. Otra característica que identificamos es el hecho de algunas organizaciones haber iniciado ajustes en sus procesos de acuerdo con necesidades identificadas en diagnósticos de TI, sin aún haber concluido o iniciado el diagnóstico de procesos. Este comportamiento tiende a crear soluciones poco estructuradas, centradas en originar información, pero no en analizar si el proceso está siendo correctamente ejecutado.


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Otra información importante que surgió de la investigación se refiere a la versión del eSocial tratada por los proyectos de adecuación. Pudimos identificar dos situaciones importantes:

  • Muchos responsables por la conducción de estos proyectos desconocen la versión en análisis;
  • Algunas empresas todavía están trabajando con la versión 2 del eSocial, cuando ya fue divulgada desde mediados de 2015 la versión 2.1 (y todavía debemos tener nuevas versiones lanzadas en 2017).


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c. Principales resultados encontrados en la etapa de diagnóstico: De los encuestados que dijeron ya haber concluido sus etapas de diagnóstico (38% del total de la muestra), y confirmando las percepciones anteriores, identificaron como resultado la necesidad de ajustes en procesos (90%).


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4. Informaciones generales sobre los encuestados

a. Estados en que actúa: Los datos fueron recogidos con empresas que actúan en diversos estados (empresas que actúan en más de un estado fueron listadas en todos los aplicables).

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b. Facturación: 83% de las empresas encuestadas, por la característica de facturación, tiene como inicio de la obligatoriedad en la 1ª ventana del lanzamiento, lo que debe ocurrir en enero de 2018 (empresas con facturación mayor o igual a R$ 78 millones en 2016).


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c. Cantidad de empleados

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d. Respondent's area of operation: Área de actuación del encuestado: Para garantía de una mayor calidad y precisión de las informaciones levantadas, la investigación se centró en un grupo restricto de encuestados: profesionales de RH (normalmente los responsables por la conducción del tema eSocial) o de otras áreas cuando esta es la responsable por la conducción del proyecto (ejemplo: Oficina de Proyectos, TI. etc.).


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e. Cargo del encuestado

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Idioma / Language