Reflexiones

Porque mi empresa necesita un PMO

Actualmente, el mundo corporativo está cada vez más competitivo y dinámico, y es constante la necesidad de las empresas de mantenerse cada vez más ágiles y organizadas.
Diferentes segmentos de negocio procuran aumentar su grado de madurez en la gestión de sus proyectos, a través de planeamiento, control e intenso acompañamiento.

PMO

En este contexto, los PMOs – Project Management Offices, u oficinas de proyectos, figuran hoy como una estructura estratégica y de gran importancia en el medio corporativo.

Porque mi empresa precisa un PMO

La Oficina de Proyectos es la unidad organizacional responsable por la gestión y conducción integrada de los proyectos de la organización, siendo responsable por proveer la comunicación, productos y servicios.

Además, la implantación de la oficina de proyectos contribuye para garantizar los objetivos de los proyectos a la orientación estratégica de la organización, promoviendo la aproximación y apoyo del equipo operacional con los niveles ejecutivos.

El PMO simplifica, facilita y perfecciona la gestión de proyectos, procurando siempre optimizar los requisitos de costo, plazo y calidad, mostrándose extremamente eficiente en empresas que tienen un porfolio numeroso de proyectos.

Así, los responsables por los productos y áreas de negocios en las organizaciones se libertan para “hacer que las cosas se realicen”, acompañando el desarrollo de entregables, interactuando con clientes, liderando sus equipos, administrando sus áreas de negocios, etc.

Aumentando los Niveles de Madurez

Un PMO eficiente trabaja para diseminar correctamente la metodología de gestión de proyectos (PMI), siempre analizando la madurez de la organización, con el fin de garantizar la perfecta aplicabilidad de todas las disciplinas de gestión de proyectos.

Además, el PMO planea la evolución de la empresa en la gestión de proyectos, mapeando habilidades y competencias existentes en la organización, detectando posibles brechas de conocimiento, para elaborar programas dirigidos de capacitación.

La idea es convertir el PMO en un centro de informaciones y control, manteniendo documentaciones históricas de indicadores de desempeño y calidad de los proyectos realizados, posibilitando detectar procesos ineficientes y crear acciones de mejora continua en la ejecución de proyectos.

5 Pasos para crear una Oficina de Proyectos

En virtud de su complejidad y característica multifacética, la creación de una oficina de proyectos requiere un proceso de tomada de consciencia y aculturación organizacional que debe ser planeado y ejecutado de forma gradual.

Generalmente, son necesarios algunos pasos para la creación y maduración de una oficina de proyectos en una organización:

1. Diagnóstico para identificar el grado de madurez de la organización en gestión de proyectos
2. Levantamiento de datos y modelado de la oficina de proyectos a ser implementada, teniendo en cuenta las expectativas y estrategias definidas por los niveles ejecutivos de las organizaciones.
3. Implantación del nuevo modelo y plan piloto para medición de los resultados alcanzados.
4. Roll out del modelo implantado para todo el porfolio de proyectos de las organizaciones.
5. Implantación de los procesos de aseguramiento de la calidad y auditoría para garantizar que los objetivos de los proyectos están siendo alcanzados en la práctica.

Las responsabilidades y objetivos de las oficinas de proyectos, como también los servicios y productos que ellos suministran, pueden variar de organización para organización. Por lo tanto, es muy importante el alineamiento de los objetivos de la oficina de proyectos con los objetivos estratégicos de su organización.

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