Reflexiones

Implantación de ERP: Sugerencias para un proyecto exitoso

Las implantaciones de ERP son proyectos que significan una gran inversión en recursos financieros, personas y tiempo. En contrapartida, la expectativa es que ese tipo de proyecto garantice elevado retorno, a partir de implantaciones de mejores prácticas e inteligencias que transformen la empresa. Sin embargo, unos estudios indican que la gran mayoría de los proyectos de implantación de ERP no alcanza los beneficios establecidos en el business case, siendo que más de un tercio no llega ni siquiera a 50% de lo esperado.

Comúnmente los proyectos fracasados tienen historias parecidas. El proyecto comienza con la constatación de que el sistema actual está obsoleto o no tiene el apoyo del fabricante y por eso necesita ser cambiado. Durante la selección del software, los vendedores de software presentan historias de éxito y business cases robustos de implantaciones realizadas. Y acreditan gran parte del éxito al software, sin mencionar cambios de procesos o personas. Durante la fase de diseño, los usuarios con poco conocimiento de conceptos y modelos del nuevo sistema intentarán decidir si personalizan o no el sistema, sin estar seguros del proceso futuro o los impactos del cambio. La fase de construcción se arrastra con múltiples retrabajos y la fase de pruebas queda comprimida entre el término de la construcción y la fecha de go-live.

En ese contexto la gestión de cambio y el entrenamiento se vuelven actividades de menor importancia y quedan comprometidas. Al final de una implantación traumática la organización ni vuelve a evaluar los resultados de la implantación con lo que fue previsto originalmente. De acuerdo con investigaciones, los principales motivos de falla en el proyecto son:

  • Expectativa de proyecto irrealista;
  • Baja eficiencia en la gestión del proyecto;
  • Falta de calidad en el diseño de nuevos procesos de acuerdo con el nuevo ERP;
  • Bajo interés de los principales stakeholders;
  • Falla en el cambio organizacional;
  • Cronograma de proyecto irrealista;
  • Baja calidad de las pruebas;
  • Exceso de personalización del sistema

La cuestión es cómo evitar esas fallas y garantizar una historia de éxito. Creemos en la visión sinérgica entre Tecnología y Negocio, compartiendo visiones, responsabilidades y papeles dentro del proyecto. Listamos algunas directrices adquiridas a lo largo de nuestras experiencias en implantaciones de ERP:

1. Selección del Software:

  • Defina cuales son los objetivos y beneficios del proyecto luego en el punto de partida. Si el proyecto es transformacional, el problema o situación de negocio a ser resuelto debe ser definido previamente;
  • Evalúe cómo será la transición del modelo actual para el modelo futuro en todos los aspectos (sistemas, personas y procesos), valide con todos los stakeholders y utilice esa información para producir el business case;
  • Entienda cuál es el trasfondo de los casos de éxito, converse con las empresas que implantaron la misma herramienta y entienda los retos que tuvieron que enfrentar;
  • Toda organización tiene sus particularidades y/o necesidades. No caiga en la trampa de la estrategia “Vamos a implantar el “Vanilla”. Evalúe con cuidado los pros y contras de personalizar el sistema antes de decidir si adherirá al proceso actual o si se amoldará a él.

2. Planeamiento y gestión del proyecto:

  • El proyecto es mucho mayor que solo la implantación del ERP. Es necesario alterar los sistemas heredados, migrar datos, diseñar procesos, entrenar a los colaboradores y muchas otras actividades. Identifique todos los frentes de trabajo, papeles y responsabilidades, necesidades de apoyo externo y dimensionamiento;
  • Divida el proyecto en componentes mensurables, evalúe esfuerzo, plazos y recursos necesarios para la conclusión de cada componente, y haga la gestión por la entrega de cada componente;
  • Haga el engranaje girar. Defina dinámicas de trabajo y comunicación adecuadas al grupo del proyecto y públicos. Hacer la información fluir, garantizar la mejor toma de decisión, evitar retrabajo y conducir los equipos son cuestiones cruciales;
  • Evalúe el progreso y resolución de pendencias del proyecto todos los días. No deje para hacerlo solo en la reunión de estatus;
  • Establezca un plan de rollback, en caso de que ocurra algún problema durante la etapa de implantación.

3. Diseño:

  • La mejor decisión de personalización parte de una evaluación simultánea de procesos y sistemas, identificando el impacto operacional del cambio de procesos y costo/esfuerzo de personalización de la implantación;
  • Si el proyecto fuera implantado en etapas, diseñe la solución, y los procesos de cada etapa;
  • No descuide la etapa de “recolectar los requisitos con los stakeholders”. A pesar de demandar tiempo, trabajo arduo y muchas discusiones, es esencial para garantizar que la solución atenderá las necesidades del negocio y el proyecto no tendrá que gestionar innumerables pedidos de cambios;
  • Sintetice la visión sistémica de la solución y procesos de punta a punta, de forma clara y fácilmente comunicable.

4. Gestión de Cambio:

  • Defina un propósito motivador que esté alineado con los objetivos y retos de la empresa y de las áreas impactadas;
  • Identifique impactos en conceptos, procesos, organización y sistemas, y cuál debe ser el mejor momento para tratar cada uno;
  • Comparta con las áreas de negocio la definición y ejecución del plan de acción para mitigación de impactos;
  • Comunique de la forma más adecuada teniendo en cuenta el perfil de cada público;
  • Forme agentes de cambio durante el proyecto;
  • Utilice técnicas de aprendizaje para elaboración y ejecución de entrenamientos;
  • Ejecute entrenamientos centrados en las actividades y cambios de los usuarios y no solo en la nueva herramienta, utilizando técnicas de aprendizaje;
  • Establezca mecanismos que sostengan el cambio establecido, a través de gobernanza del nuevo modelo, o aún de la revisión de políticas y procesos de RH;

5. Pruebas:

  • Planee los escenarios de pruebas de forma exhaustiva, considerando el mayor número de posibilidades y combinaciones de pruebas;
  • Sea riguroso en la ejecución. Ejecute lo que fue planeado y sea criterioso en el pasaje de fases de prueba;
  • Considere etapas de pruebas de performance, para garantizar estabilidad, robustez y disponibilidad del sistema;
  • Considere etapas de pruebas de regresión, para garantizar que las funcionalidades no personalizadas no hayan sido impactadas;
  • haga la gestión de las pruebas día a día, hora a hora, con informe y dinámicas de trabajo eficientes.

6. Implantación:

  • Prepárese para la implantación tanto del punto de vista sistémico (plan de implantación) como de negocios (plan de virada);
  • Evalúe opciones para hacer la implantación en fases o retomar la operación de forma gradual;
  • Monitoree todas las actividades de la implantación y comuníquelo de forma eficaz a todos los involucrados;
  • Defina un modelo de atención eficiente, con recursos en las áreas de negocio y sala de comando;
  • No disperse el equipo hasta que el proyecto esté estabilizado;
  • Garantice la transición para equipos de sustentación de TI (aplicación) y áreas de negocio (procesos);
  • Evite implantaciones críticas en períodos festivos (Navidad / Año Nuevo).

Tenemos gran experiencia en proyectos de implantación de ERP, actuando en los frentes de gestión de proyectos, procesos y gestión de cambio. Podemos ayudarlo a transformar el reto de implantación de ERP en una gran historia de éxito.

Idioma / Language