Reflexiones

Change Management – Más eficiencia en implantaciones de sistemas

Uno de los errores más comunes que muchas organizaciones acostumbran a cometer es tratar sus implantaciones de sistemas solo como un proceso técnico. Entienda cómo un proceso bien implementado de Change Management puede evitar muchas emboscadas en su organización.

Pensar en una implantación de sistemas observando solamente aspectos técnicos, hace que la mayoría de los proyectos de sistemas no alcance de forma eficiente las conquistas inicialmente planeadas. Cuando esto ocurre, muchos involucrados (principalmente los usuarios finales), culpan a la nueva herramienta, argumentando que no es tan eficaz o aún aplicable a la realidad de su área.

Los desarrolladores a su vez, alegan que la herramienta es aplicable, pero el mal uso de sus funcionalidades hace que los beneficios creados sean inferiores a lo que fue estimado. Esta situación puede ocurrir debido a la falla o ausencia del proceso de Change Management durante el ciclo de vida del proyecto.

Cualquier cambio sistémico debe ser visto siempre como un cambio organizacional.

Barrera en el proceso de Change Management

Entre los factores más comunes que dificultan el proceso de implantación sistémica y el logro de sus beneficios potenciales, podemos citar:

  • Resistencia de los usuarios a cambios;
  • Falla de la comunicación de los posibles problemas que pueden ocurrir durante el proceso;
  • Falta de compromiso de la alta gestión de la empresa;
  • Falta de preparación de los usuarios con la nueva herramienta.

Por estos motivos, a pesar de toda la complejidad inherente a una implantación sistémica, no podemos subestimar el impacto provocado por esa alteración en el día a día de todos los stakeholders. Para el éxito de la implantación es fundamental que, además de la creación de grupos multifuncionales de negocio y TI, sea estructurado un equipo responsable por el Change Management de esa implantación.

NUESTRA METODOLOGÍA DE CHANGE MANAGEMENT CONSISTE EN LA APLICACIÓN DE 5 MECANISMOS, QUE SON COMBINADOS A PARTIR DEL ANÁLISIS DE LOS STAKEHOLDERS E A DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DE CAMBIO, QUE ES LA ETAPA INICIAL:

1. Análisis de los stakeholders y definición de la estrategia de cambio – Alinear cuáles son los principales motivadores del cambio y su visión del futuro, entender los principales públicos impactados, y definir cuál es la estrategia de Change Management;
2. Gestión de key stakeholders - Identificar quiénes son todos los stakeholders impactados por el cambio; establecer y mantener, a través de acciones de comprometimiento, la red de patrocinio, de agentes de cambio y de multiplicadores, conforme estrategia de cambio establecida;
3. Análisis de impactos – Identificar, mapear y abordar principales impactos en consecuencia del cambio – Se entiende por impactos a las diferencias entre la situación actual de la organización y la nueva situación (situación futura);
4. Participación & Comunicación - Realizar una comunicación clara durante TODO el proceso de cambio;
5. Entrenamiento- Propiciar condiciones de transmisión y asimilación de los conocimientos, habilidades y comportamientos para que los colaboradores puedan alcanzar en tiempo hábil, los niveles de desempeño esperados;
6. Sustentación – Establecer mecanismos que sostengan el cambio establecido, a través de gobernanza del nuevo modelo, o aún revisión de políticas y procesos de RH.

De esta forma, cuando alineamos mejorías con conocimiento y compromiso, la tasa de éxito del proyecto tiende a ser más elevada, generando mayores logros para todos.

Se desarrolla entonces una herramienta más acorde a las necesidades del usuario final y se obtiene un mayor alineamiento con todos los involucrados, creando una sensación de cambio conjunta de la empresa y no solamente del área de TI.

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