Reflexões

Resultados da Pesquisa sobre a adequação das Empresas ao eSocial (SPED)

Parte do programa SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) do Governo Federal, o eSocial é considerado por muitos o componente mais complexo e ambicioso desse programa. Ele deve promover a consolidação digital e calendarizada de todas as obrigações fiscais previdenciárias e trabalhistas.

O assunto já não é mais novidade nas empresas, já vem a alguns anos compondo pauta de reuniões estratégicas de RH (a primeira menção ao assunto surgiu em 2007) e se tornando cada vez mais urgente, à medida que os prazos e necessidades foram ficando mais claros, até chegarmos na versão 2.1 da regulamentação;

Nos últimos 2 anos temos auxiliado diversas empresas na preparação para o início da transferência de dados. O tema demanda não apenas ajustes sistêmicos, mas também revisão dos próprios processos de RH e das demais áreas envolvidas. Com a intenção de criar uma visão mais analítica sobre o assunto, conduzimos recentemente uma pesquisa com diversas empresas que vêm se deparando a esse desafio.

Nossa percepção, de que as empresas ainda entendem, erroneamente, que este assunto é predominantemente orientado a tecnologia (adequação de sistemas) foi confirmada na pesquisa: 32% dos respondentes ainda não iniciaram diagnóstico de seus processos, enquanto que apenas 19% não iniciaram o diagnóstico de TI. Corrobora com essa percepção o fato de que a grande maioria dos respondentes (69%) consideram que suas empresas estão no caminho correto para atender à demanda nas datas previstas, sendo que parte ainda nem ao menos se atentou às mudanças de processos necessárias. Entendemos que, por se tratar de uma demanda legal, as empresas tendem a focar o projeto de maneira a simplesmente adequar-se às necessidades impostas, não investindo na revisão completa sobre a estrutura, forma de tratamento das informações e na execução dos processos de dia a dia que serão fortemente afetados. Podemos citar como fatos notados:

• O governo terá maior facilidade para a aplicação de penalidades, pois poderá realizar o cruzamento de informações entre as diversas áreas em busca de divergências;
• Poucas organizações se sensibilizaram para a atuação na consolidação das fontes de informações e eliminação de divergências;
• Adicionalmente, poucas organizações têm destacado esforços na revisão de itens comuns como a existência de dois ou mais processos que tratam informações similares de forma diferente poderão gerar registros divergentes.
Os detalhes sobre os dados levantados por nossa pesquisa encontram-se no resumo abaixo. Caso tenha dúvidas sobre informações aqui apresentadas, ou deseje mais informações sobre o eSocial e implicações para sua empresa, entre em contato conosco.

Pesquisa sobre a adequação das Empresas Brasileiras à demanda governamental eSocial (SPED)(dados capturados entre dezembro/2015 e janeiro/2016) Dividimos os resultados em 4 categorias para uma melhor análise das informações:
1. Informações sobre a área de RH
2. Relacionamento entre RH e demais áreas da empresa
3. Adequação da empresa às exigências do eSocial
4. Informações gerais sobre os respondentes

1. Informações sobre a área de RH

a. Perfil de atuação da área de RH na empresa Identificamos como foco de atuação das áreas de RH uma distribuição similar entre operacional e tático, porém uma menor parcela com foco mais estratégico. Essa característica predominante de atuação mais próxima ao dia a dia justifica de certa maneira a tendência em focar nos ajustes de TI (o foco em estruturação e revisão tende a ser uma decisão mais estratégica da organização).

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A leitura básica desses resultados nos mostra:
• Apenas 35% dos respondentes identificaram suas áreas de RH como participantes do planejamento estratégico;
• 24% relatam ter papel de destaque no desdobramento de ações do planejamento estratégico, mas isso não necessariamente significa que exercem papel ativo na definição dos direcionamentos;
• Os demais 42% relataram ter seu foco em atividades rotineiras, por vezes participando de projetos específicos.


b. Média de movimentações/mês: Contabilizamos nesse indicador todas as movimentações relatadas em periodicidade mensal (afastamentos, desligamentos, admissões, etc.), o que nos permite a análise sob 2 prismas:
• Alto número de movimentações: representará uma maior a complexidade da adequação dentro dos prazos exigidos pelo eSocial (foco em cumprimento de prazos como, por exemplo, o envio de informações sobre admissões até, no máximo, o dia anterior ao início do funcionário).
• Baixo número de movimentações: caso sejam de diferentes tipos, agregarão complexidade ao processo por dificultar a padronização dos processos (inexistência de recorrência que justifique um processo de acompanhamento e mensuração mais próximo).

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c. Nível de maturidade da área: documentação dos processos: A existência e profundidade de detalhes sobre a documentação dos processos da área diz muito sobre a estrutura de uma operação: quando menos processos documentados (desde seu fluxo até os detalhes de procedimentos), maior o risco de falha em sua execução. Identificamos pelos resultados colhidos que a grande maioria (64%) possui apenas parte de seus processos mapeados, e alguns deles (29%) apenas em nível macro. A adequação ao eSocial, quando realizada apenas do ponto de vista sistêmico, trará um risco grande às organizações com essa característica, pois alguns processos podem não ter a estruturação necessária que permita o cumprimento das datas previstas pelo eSocial, ou até mesmo dois ou mais diferentes processos poderão gerar a mesma informação com conteúdo divergente no envio às bases dos órgãos governamentais.

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d. Nível de maturidade da área: automação de processos (workflow de controle de atividades): A automação de processos pela utilização de um workflow de atividades facilita a padronização e a auditoria na execução de atividades por permitir um controle refinado do status sobre a execução das atividades. Identificamos que apenas 29% dos respondentes considerarem que todos os seus processos importantes possuem automação, fato este que nos levanta um ponto de atenção importante sobre o risco de GAPs na execução das rotinas da empresa. Podemos citar alguns exemplos:
• Execução incompleta de processos (existência de atividades “paradas”);
• Processos que extrapolam seus prazos de execução;
• Entre outros.

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e. Satisfação (processos e sistemas): Como já abordamos algumas vezes ao longo desta análise, entendemos que os dois grandes pilares trabalhados na adequação da área de RH ao eSocial são Processos e Sistemas, e identificamos que usualmente o foco das organizações é direcionado ao componente Sistemas (tanto atenção de escopo como disponibilização de investimentos). Identificamos que a percepção de satisfação das empresas quanto a sistemas e processos está balanceada (em torno de 50% para cada lado, divididos pelo grupo “indiferente”). Esse fato nos direciona à conclusão que a temática do eSocial é um excelente momento para dar força a iniciativas que revisem também o pilar Processos (dada a importância considerada pelas organizações), incluindo no escopo de projetos de eSocial a revisão de todas as bases de atividades das áreas de RH e parceiras.

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f. Nível de atualização das informações do RH: Um dos principais pontos de atenção do eSocial é a análise de dados que será realizada, no momento do recebimento do arquivo, contra as bases de dados dos órgãos governamentais (Receita Federal, Caixa Econômica e Previdência Social). Qualquer divergência nessa análise resultará na rejeição do registro e, consequentemente, não cumprimento de prazos pela empresa. A atualização cadastral não é uma prática frequente e comum dos RHs (identificamos que 76% dos respondentes confirmam esse fato), e itens simples como troca de nome devido a casamento poderão gerar problemas às organizações no envio de suas informações.

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2. Relacionamento entre RH e demais áreas da empresa: Dentro de um projeto de análise e adequação das empresas ao eSocial, invariavelmente alguns processos necessitarão de ajustes (por não cumprirem 100% detalhes da legislação, ou por risco de envio de informações divergentes). Diversas áreas participam da elaboração de informações para o eSocial, muitas inclusive enviando dados complementares – Segurança do Trabalho, Folha de Pagamento, Jurídico, entre outras. A boa comunicação entre as áreas e o correto alinhamento de ações pautará o sucesso dos ajustes necessários.

a. Relacionamento entre área de RH e Segurança do Trabalho: A área de Segurança do Trabalho é uma das principais parceiras da área de RH nos processos que sofrerão impactos pelo eSocial. Identificamos que os respondentes entendem haver muitos GAPs de comunicação entre as áreas:
• 69% não possuem um processo padronizado de troca de informações);
• Apenas 19% o faz sistemicamente.
Esse fato tem o poder de gerar grande risco à organização, pois as informações básicas como Folha de Pagamento e Afastamentos, se não sincronizados adequadamente no momento do envio, poderão gerar inconsistências nas bases do governo e possíveis fiscalizações e/ou autuações.

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b. Centralização de informações de Segurança do Trabalho pelo RH: A conclusão de que quase metade dos respondentes afirmou ser o RH responsável por centralizar as informações de Segurança do trabalho, aliada à análise do item anterior sobre a falta de fluxo formal de trocas de informações entre as áreas, amplifica os riscos de divergência e atrasos no envio de informações (repasse de informações divergentes ou até desatualizadas).

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c. Percepção de maturidade de processos nas diversas áreas relacionadas: As duas áreas mais envolvidas nos processos do eSocial (Segurança do Trabalho e Jurídico) foram avaliadas com um nível mais elevado de maturidade, com 65% e 71% de processos desenhados. Porém, pelos resultados, podemos considerar que todas as áreas relacionadas de alguma maneira às obrigatoriedades do eSocial tem uma boa maturidade de processos, o que facilitará a composição das informações para o envio. O risco eventual risco existente, similar ao apresentado para o relacionamento entre RH e Segurança do Trabalho, se fixa nos fluxos e processos de comunicação entre as áreas (transição de informações).

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3. Adequação às Exigências do eSocial

a. Percepção de prontidão das organizações: Identificamos através do questionamento direto sobre a percepção de aderência e timing dos ajustes necessários (pergunta: “Em sua visão, sua empresa está preparada para os desafios do eSocial?”) a percepção de um cenário positivo entre os respondentes (69% consideram que suas organizações estão preparadas).

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Propusemos um segundo questionamento direto, com temática invertida, para capturar eventuais divergências na percepção (pergunta: “Qual seu nível de preocupação com as mudanças previstas pelo programa?”). O resultado confirma a percepção inicial dos respondentes (69% entendem que estão no caminho correto).

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b. Fase atual dos projetos de adequação: Ao analisarmos as respostas referentes às fases de um projeto de adequação ao eSocial, etapa a etapa, notamos que a percepção de prontidão não reflete a realidade da condução de ajustes necessários. Poucas empresas relataram ter finalizado suas fases de diagnóstico (38% tanto para Processos quanto para TI). Além disso, as respostas reforçam claramente o grande foco que das empresas à vertente de tecnologia: 32% dos respondentes não iniciaram o diagnóstico de processos, enquanto apenas 19% não iniciaram o diagnóstico de TI. Outra característica que identificamos é o fato de algumas organizações terem iniciado ajustes em seus processos de acordo com necessidades identificadas em diagnósticos de TI, sem ainda ter concluído ou iniciado o diagnóstico de processos. Esse comportamento tende a gerar soluções pouco estruturadas, focadas em gerar informação mas não em analisar se o processo está sendo corretamente executado.

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Outra informação importante resultante da pesquisa refere-se à versão do eSocial tratada pelos projetos de adequação. Pudemos identificar duas situações importantes:
1. Muitos responsáveis pela condução desses projetos desconhecem a versão em análise;
2. Algumas empresas ainda estão trabalhando sob a versão 2 do eSocial, quando já foi divulgada desde meados de 2015 a versão 2.1.

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c. Principais resultados encontrados na etapa de diagnóstico: Dos respondentes que disseram já ter concluído suas etapas de diagnóstico (38% do total da amostra), e confirmando as percepções anteriores, identificaram como resultado a necessidade de ajustes em processos (90%).

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4. Informações gerais sobre os respondentes

a. Estados em que atua: Os dados foram coletados com empresas que atuam em diversos estados (empresas que atuam em mais de um estado foram listadas em todos aplicáveis).

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b. Faturamento: 83% das empresas respondentes, pela característica de faturamento, tem como início da obrigatoriedade em setembro de 2016 (empresas com faturamento maior ou igual a R$ 78 milhões em 2014). As demais empresas tem estipulada a obrigatoriedade a partir de janeiro de 2017.

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c. Número de funcionários

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d. Área de atuação do respondente: Para garantia de uma maior qualidade e precisão das informações levantadas, a pesquisa focou um grupo restrito de respondentes: profissionais de RH (normalmente os responsáveis pela condução do tema eSocial) ou de outras áreas quando esta é a responsável pela condução do projeto (ex.: Escritório de Projetos, TI. etc.).

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e. Cargo do respondente

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Idioma / Language