Reflexões

Implantação de ERP: Dicas para um projeto bem-sucedido

Implantações de ERP são projetos que envolvem grande investimento em recursos financeiros, pessoas e tempo. Em contrapartida, a expectativa é que esse tipo de projeto garanta elevado retorno, a partir de implantações de melhores práticas e inteligências que transformem a empresa. Porém, estudos indicam que a grande maioria dos projetos de implantação de ERP não atinge os benefícios estabelecidos no business case, sendo que mais de um terço não alcançam nem ao menos 50% do esperado.

Usualmente projetos malsucedidos possuem histórias parecidas. O projeto começa com a constatação que o sistema atual se tornou obsoleto ou não possui suporte do fabricante e por isso precisa ser trocado. Durante o software selection, vendedores de software apresentam histórias de sucesso e business cases robustos de implantações realizadas e creditam grande parte do sucesso ao software, sem mencionar mudanças de processos ou pessoas. Durante a fase de desenho, usuários com baixo entendimento de conceitos e modelos do novo sistema irão tentar decidir se customiza ou não o sistema, sem ter clareza do processo futuro ou impactos da mudança. A fase de construção se arrasta com múltiplos retrabalhos e a fase de testes fica espremida entre o término da construção e a data de go-live.

Nesse contexto gestão de mudança e treinamento se tornam atividades de menor relevância e ficam comprometidas. Ao final de uma implantação traumática a organização nem volta a avaliar os resultados da implantação com o que foi previsto originalmente. De acordo com pesquisas, os principais motivos de falha no projeto são:

• Expectativa de projeto irrealista;
• Baixa efetividade na gestão do projeto;
• Falta de qualidade no desenho de novos processos de acordo com novo ERP;
• Baixo envolvimento dos principais stakeholders;
• Falha na mudança organizacional;
• Cronograma de projeto irrealista;
• Baixa qualidade dos testes;
• Excesso de customização do sistema

A questão é como evitar essas falhas e garantir uma história de sucesso. Acreditamos na visão sinérgica entre Tecnologia e Negócio, compartilhando visões, responsabilidades e papeis dentro do projeto. Elencamos algumas diretrizes adquiridas ao longo de nossas experiências em implantações de ERP:

1. Software selection:
• Defina quais são os objetivos e benefícios do projeto logo na partida. Se o projeto é transformacional, o problema ou situação de negócio a ser resolvido deve ser definido previamente;
• Avalie como será a jornada do modelo atual para o modelo futuro em todos os aspectos (sistemas, pessoas e processos), valide com todos stakeholders e utilize essa informação para produzir o business case;
• Entenda qual é o pano de fundo dos casos de sucesso, converse com as empresas que implantaram a mesma ferramenta e entenda os desafios que tiveram que enfrentar;
• Toda organização tem suas particularidades e/ou necessidades. Não caia na armadilha da estratégia “Vamos implantar o “Vanilla”. Avalie com cuidado os prós e contras de se customizar o sistema antes de decidir se o tornará aderente ao processo atual ou se irá se moldar a ele.

2. Planejamento e gestão do projeto:
• O projeto é muito maior do que apenas a implantação do ERP. É necessário alterar os sistemas legados, migrar dados, desenhar processos, treinar os colaboradores e muitas outras atividades. Identifique todas as frentes de trabalho, papeis e responsabilidades, necessidades de apoio externo e dimensionamento;
• Divida o projeto em componentes mensuráveis, avalie esforço, prazos e recursos necessários para conclusão de cada componente, e faça a gestão pela entrega de cada componente;
• Faça a engrenagem girar. Defina dinâmicas de trabalho e comunicação adequadas ao grupo do projeto e públicos. Fazer a informação fluir, garantir a melhor tomada de decisão, evitar retrabalho e conduzir as equipes são questões cruciais;
• Avalie o progresso e resolução de pendencias do projeto todos os dias. Não deixe para fazer apenas na reunião de status;
• Estabeleça um plano de rollback, caso ocorra algum problema durante a etapa de implantação.

3. Desenho:
• A melhor decisão de customização parte de uma avaliação simultânea de processos e sistemas, identificando o impacto operacional da mudança de processos e custo/esforço de customização da implantação;
• Se o projeto for implantado em etapas, desenhe a solução, e os processos de cada etapa;
• Não negligencie a etapa de “coletar os requisitos junto aos stakeholders”. Apesar de demandar tempo, trabalho árduo e muitas discussões, é essencial para garantir que a solução atenderá as necessidades de negócio e o projeto não terá que gerenciar inúmeras solicitações de mudanças;
• Sintetize a visão sistêmica da solução e processos de ponta a ponta, de forma clara e que seja facilmente comunicável.

4. Gestão de Mudança:
• Defina um propósito engajador que esteja alinhado com os objetivos e desafios da empresa e das áreas impactadas;
• Identifique impactos em conceitos, processos, organização e sistemas, e qual deve ser o melhor momento para tratar cada um;
• Compartilhe com as áreas de negócio a definição e execução do plano de ação para mitigação de impactos;
• Comunique da forma mais adequada levando em consideração o perfil de cada público;
• Forme agentes de mudança ao longo do projeto;
• Utilize técnicas de aprendizagem para elaboração e execução de treinamentos;
• Execute treinamentos focados nas atividades e mudanças dos usuários e não apenas na nova ferramenta, utilizando técnicas de aprendizagem;
• Estabeleça mecanismos que sustentem a mudança estabelecida, através de governança do novo modelo, ou mesmo revisão de políticas e processos de RH;

5. Testes:
• Planeje os cenários de testes de forma exaustiva, considerando o maior número de possibilidades e combinações de testes;
• Tenha rigor na execução. Execute o que foi planejado e seja criterioso na passagem de fases de teste;
• Considere etapas de testes de performance, afim de garantir estabilidade, robustez e disponibilidade do sistema;
• Considere etapas de testes de regressão, afim de garantir que as funcionalidades não customizadas não tenham sido impactadas;
• Faça a gestão dos testes dia-a-dia, hora a hora, com reporte e dinâmicas de trabalho eficientes.

6. Implantação:
• Prepare-se para a implantação tanto do ponto de vista sistêmico (plano de implantação) quanto de negócios (plano de virada);
• Avalie opções de fasear a implantação ou retomar a operação de forma gradual;
• Monitore todas as atividades da implantação e comunique de forma eficaz a todos os envolvidos;
• Defina um modelo de atendimento eficiente, com recursos nas áreas de negócio e sala de guerra;
• Não desmobilize a equipe até que o projeto esteja estabilizado;
• Garanta a transição para equipes de sustentação de TI (aplicação) e áreas de negócio (processos);
• Evite implantações críticas em períodos festivos (Natal / Ano Novo).

Temos grande experiência em projetos de implantação de ERP, atuando nas frentes de gestão de projetos, processos e gestão de mudança. Podemos auxiliar a tornar o desafio de implantação de ERP em uma grande história de sucesso.

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