Reflexões

Change Management – Mais eficiência em implantações de sistemas

Um dos erros mais comuns que muitas organizações costumam cometer é tratar suas implantações de sistemas apenas como um processo técnico
Entenda como um processo bem implementado de Change Management pode evitar muitas armadilhas em sua organização.

Pensar em uma implantação de sistemas observando somente aspectos técnicos, faz com que a maioria dos projetos de sistemas não alcance de forma efetiva os ganhos inicialmente planejados. Quando isso ocorre, muitos envolvidos (principalmente os usuários finais), culpam a nova ferramenta, alegando que ela não é tão eficaz ou mesmo aplicável à realidade de sua área.

Os desenvolvedores por sua vez, alegam que a ferramenta é aplicável, porém o mal-uso de suas funcionalidades faz com que os benefícios gerados fiquem aquém do estimado.
Esta situação pode ocorrer devido ao processo de Change Management ter sido falho ou mesmo inexistente durante o ciclo de vida do projeto.
Toda e qualquer mudança sistêmica deve sempre ser vista como uma mudança organizacional.

Barreira no processo de Change Management

Entre os fatores mais comuns que dificultam o processo de implantação sistêmica e o alcance de seus benefícios potenciais, podemos citar:

• Resistência dos usuários a mudanças;
• Falha na comunicação dos possíveis problemas que podem ocorrer durante o processo;
• Falta de engajamento da alta gestão da empresa;
• Falta de preparo dos usuários com a nova ferramenta.

Sendo assim, apesar de toda complexidade inerente a uma implantação sistêmica, não podemos subestimar o impacto provocado por essa alteração no dia-a-dia de todos os stakeholders. Para o sucesso da implantação é fundamental que, além da criação de grupos multifuncionais de negócio e TI, seja estruturada uma equipe responsável pelo Change Management dessa implantação.

NOSSA METODOLOGIA DE CHANGE MANAGEMENT CONSISTE NA APLICAÇÃO DE 5 MECANISMOS, QUE SÃO COMBINADOS A PARTIR DA ANÁLISE DE STAKEHOLDERS E A DEFINIÇÃO DA ESTRATÉGIA DE MUDANÇA, QUE É A ETAPA INICIAL:

1. Análise de stakeholders e definição estratégia de mudança – Alinhar quais são os principais motivadores da mudança e sua visão do futuro, entender os principais públicos impactados, e definir qual a estratégia de Change Management;
2. Gestão de key stakeholders - Identificar quem são todos os stakeholders impactados pela mudança; estabelecer e manter, através de ações de engajamento, a rede de patrocínio, de agentes de mudança e de multiplicadores, conforme estratégia da mudança estabelecida;
3. Análise de impactos – Identificar, mapear e endereçar principais impactos em decorrência da mudança – Entende-se por impactos as diferença entre a situação atual em que a organização se encontra e a nova situação (situação futura);
4. Envolvimento & Comunicação - Realizar uma comunicação clara durante TODO o processo de mudança;
5. Treinamento- Propiciar condições de transmissão e assimilação dos conhecimentos, habilidades e comportamentos para que os colaboradores possam alcançar, em tempo hábil, os níveis de desempenho esperados;
6. Sustentação – Estabelecer mecanismos que sustentem a mudança estabelecida, através de governança do novo modelo, ou mesmo revisão de políticas e processos de RH.

Desta forma, quando alinhamos melhorias com conhecimento e engajamento a taxa de sucesso do projeto tende a ser mais elevada, gerando maiores ganhos para todos.
Desenvolve-se então uma ferramenta mais aderente às necessidades do usuário final e tem-se um maior alinhamento com todos envolvidos, criando uma sensação de mudança conjunta da empresa e não somente da área de TI.